Briefbogen Know-how
Zu welchen Angaben sind Sie auf Ihrem Briefbogen rechtlich verpflichtet?
Die folgenden Angaben beziehen sich auf Briefbögen, die für Geschäftsbriefe, Verträge etc. verwendet werden.
Bei jeder Rechtsform anzugeben
- Firmenname gemäß Handelsregister
- Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregister-Nummer
- vollständige Geschäftsadresse
- Ihre Telefon- und sowie Ihre E-Mail- und Webadresse müssen zwar nicht zwingend enthalten sein. Um Abmahnungen vorzubeugen, den Kontakt zu Ihnen zu erleichtern und seriös zu wirken, sollten Sie diese Angaben jedoch ebenfalls auf Ihrem Briefbogen aufführen.
Alle weiteren Angaben hängen von der jeweiligen Rechtsform ab:
Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Falls Unternehmen Gesellschafter der OHG sind, müssen diese samt der für ihre Rechtsform rechtlich verbindlichen Angaben aufgeführt werden.
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- sofern vorhanden, der/die Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Aktiengesellschaft (AG)
- alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- der Vorsitzende des Vorstands mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Für Selbstständige und Einzelunternehmer ohne Eintragung ins Handelsregister sowie für Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) sind meist folgende Angaben ausreichend:
- Vor- und Zuname
- Ladungsfähige Anschrift
Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr. Der vorliegende Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für rechtsverbindliche Auskünfte zu diesem Thema konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
Was ist beim Design einer E-Rechnung zu berücksichtigen?
E-Rechnungen müssen so gestaltet werden, dass sie elektronisch zu verarbeiten sind.
- strukturierter Formate, wie XML, ZUGFeRD, XRechnung
- Name/Anschrift von Sender und Empfänger, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferdatum, Steuerbetrag
- Leitweg-ID (für Behörden), Bankdaten, E-Mail-Adresse
- Eine für Menschen lesbare Darstellung (z. B. PDF) sollte zur Prüfung möglich sein.
- Anhänge (z. B. Stundennachweise) müssen in die Rechnung eingebettet werden, statt sie separat anzuhängen.
Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr. Der vorliegende Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für rechtsverbindliche Auskünfte zu diesem Thema konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
Was müssen Sie bei der Angabe Ihrer Kontoverbindung neu beachten?
- korrekte Angabe des Kontoinhabers. Diese ist seit Oktober 2025 für die neue SEPA-Verifizierung entscheidend. Auf Ihren Rechnungen muss genau der Name stehen, auf den auch Ihr Konto läuft.
- die 22-stellige IBAN, idealerweise für bessere Lesbarkeit in Vierergruppen unterteilt
- optional die BIC. Diese kann jedoch bei grenzüberschreitenden Zahlungen notwendig sein.
Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr. Der vorliegende Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für rechtsverbindliche Auskünfte zu diesem Thema konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
Wie lässt sich Briefpapier möglichst kostenschonend bestellen?
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